انبار و فرآیندهای انبارداری یکی از بخش‌های حیاتی هر سازمان یا شرکت به شمار می‌آیند، چرا که بخش زیادی از دارایی‌های یک سازمان در موجودی‌های انبار آن ذخیره می‌شود. کالاها و مواد موجود در انبار باید در محیط‌های ایمن و به صورت منظم نگهداری شوند، به طوری که در مواقع نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند. نوع، میزان مواد، حداقل و حداکثر موجودی هر قلم کالا، و همچنین نقطه سفارش مواد، باید به طور مداوم تحت نظارت انباردار قرار گیرد.
مدیریت انبارداری کاری پیچیده و هزینه‌بر است و بنابراین هر سازمان یا شرکتی در تلاش است تا هزینه‌های انبارداری خود را کاهش دهد تا بتواند کارایی و سود خود را افزایش دهد. برای آشنایی بیشتر با این بخش اساسی، در ادامه به بررسی برخی از نکات مهم در سیستم انبارداری خواهیم پرداخت.
انبارداری چیست؟
انبارداری به فرآیند دریافت کالاها و اقلام از بخش‌های مختلف شرکت یا از منابع خارجی، و نگهداری آنها با رعایت قوانین و اصول ویژه انبارداری اطلاق می‌شود. این فرآیند موجب تسهیل در تحویل و دریافت کالاها با حداقل زمان و نیروی انسانی لازم می‌شود. همچنین، یکی از وظایف کلیدی انبارداری، تأمین سریع و به موقع کالاها و اجناس مورد نیاز بخش‌های مختلف سازمان یا خریداران، بر اساس مدارک و ضوابط قانونی است.
اصطلاحات انبارداری
در این بخش به معرفی و توضیح اصطلاحاتی خواهیم پرداخت که به طور رایج در فرآیند انبارداری استفاده می‌شوند. آشنایی با این اصطلاحات به شما کمک می‌کند تا بهتر با مفاهیم و فرآیندهای مرتبط با انبارداری آشنا شوید. پس با ما همراه باشید تا این اصطلاحات را بررسی کنیم.
- موجودی کالا: موجودی کالا به تمامی دارایی‌هایی اطلاق می‌شود که در انبار برای فروش یا تولید نگهداری می‌شوند. موجودی کالا یکی از مهم‌ترین اقلام است که با ثبت دقیق مقادیر، از کاهش غیرمنتظره آن جلوگیری می‌شود.
- تگ: تگ انبارگردانی برچسبی است که برای شناسایی نوع و تعداد کالاها به کالاها چسبانده می‌شود. این اطلاعات به ویژه برای مدیریت زمان و حمل‌ونقل کالاها اهمیت دارند.
- کاردکس انبار: کاردکس انبار یک سیستم ثبت‌نام است که ورود، خروج و موجودی کالاها را به‌صورت کارتی ثبت می‌کند.
- کارت موجودی انبار: کارت موجودی انبار، که معمولاً به صورت مقوایی چاپ می‌شود، برای ثبت ورود و خروج کالاها به کار می‌رود و به مسئولین انبار داده می‌شود.
- کارت حساب انبار: این کارت مانند کارت موجودی انبار است، با این تفاوت که در آن قیمت کالا نیز ثبت می‌شود. این اطلاعات برای حسابداری انبار ضروری است.
- کارت شناسایی کالا: کارت شناسایی کالا که به کارت قفسه هم شناخته می‌شود، برای هر قفسه از انبار نصب می‌شود و اطلاعات مربوط به کالای موجود در آن قفسه را ثبت می‌کند.
- ابزارهای اندازه‌گیری: ابزارهایی که برای اندازه‌گیری کالاهای مختلف در انبار استفاده می‌شوند. این ابزارها شامل متر، باسکول و ترازو هستند.
- مواد اولیه: مواد اولیه به مواد خام اطلاق می‌شود که در تولید کالاها یا محصولات مورد استفاده قرار می‌گیرند. این مواد برای شرکت‌های تولیدی حیاتی هستند.
- کالاهای نیمه‌ساخته: کالاهایی که فرآیند تولید آنها به اتمام نرسیده و نیاز به تکمیل دارند.
- کالاهای ساخته‌شده: کالاهایی که تمام فرآیند تولید خود را به پایان رسانده و آماده فروش هستند.
- قفسه‌بندی: فرآیند مرتب و منظم چینش کالاها در قفسه‌های انبار، که موجب دسترسی سریع‌تر و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
- کدگذاری کالا: فرآیند درج حروف و اعداد بر روی کالاها یا قفسه‌ها که برای شناسایی و یافتن سریع‌تر کالاها در انبار انجام می‌شود.
- انبار: مکانی که برای نگهداری کالاها با توجه به شرایط خاص مورد نیاز کالاها ساخته می‌شود.
- انبارداری: فرآیند دریافت، ذخیره‌سازی و تحویل کالاها با رعایت اصول خاص امنیتی و عملیاتی در انبار است.
- انبار لوازم منزل: انباری که برای نگهداری لوازم منزل و وسایل خانه طراحی شده است و معمولاً در ابعاد مختلف وجود دارد.
- انبار سرپوشیده: انباری که کاملاً پوشیده است و از کالاها در برابر آسیب‌های جوی محافظت می‌کند.
- انبار نیمه‌پوشیده: انباری که تنها سقف دارد و کالاها از باران و نور خورشید محافظت می‌شوند.
- انبار روباز: انباری که در فضای آزاد و بدون سقف است و معمولاً برای کالاهایی که تحت تأثیر شرایط جوی قرار نمی‌گیرند، استفاده می‌شود.
- انبارگردانی: فرآیند شمارش یا توزین موجودی انبار که به‌منظور ارزیابی دقیق کالاها و موجودی‌های انبار در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود.
- برگ درخواست جنس از انبار: برگه‌ای که مشتری برای درخواست کالا از انبار تکمیل می‌کند و کالاهایی که خواسته است در آن ثبت می‌شود.
- حواله انبار: برگه‌ای که هنگام تحویل کالا به مشتری توسط انباردار تکمیل می‌شود و اطلاعات مربوط به سفارش مشتری در آن ذکر می‌شود.
- حد تجدید سفارش: حداقل و حداکثر مقدار موجودی کالا که زمانی که موجودی کالا به حداقل می‌رسد، خرید مجدد آن آغاز می‌شود تا از اتمام موجودی جلوگیری شود.
- حداقل موجودی کالا: مقدار حداقلی از موجودی کالا که نباید کمتر از آن شود و باید با رسیدن به این حد، سفارش جدید انجام گیرد.
- باصرفه‌ترین مقدار سفارش: مقدار سفارش کالا که به‌گونه‌ای تنظیم می‌شود که با خرید در حجم بالا، هزینه‌های خرید و حمل‌ونقل کاهش یابد و از تخفیفات فروشنده بهره‌مند شد.
- حداکثر موجودی مواد: مقدار بالایی از موجودی کالا که باید در انبار موجود باشد و نباید از آن مقدار بیشتر شود.
- دفعات گردش موجودی مواد: تعداد دفعاتی که مواد اولیه در یک دوره زمانی مشخص وارد انبار شده و استفاده می‌شوند.
- دوره گردش موجودی مواد: مدت زمان از وارد شدن مواد به انبار تا زمانی که به فرآیند تولید وارد می‌شوند.
- کسری و اضافات انبار: به اختلاف موجودی واقعی و ثبت‌شده در انبار گفته می‌شود. کسری زمانی است که موجودی واقعی کمتر از ثبت‌شده باشد و اضافات زمانی است که موجودی واقعی بیشتر از ثبت‌شده باشد.
- فرم‌های انبارداری: فرم‌هایی که برای ثبت اطلاعات مختلف انبارداری استفاده می‌شوند.
- فرم حواله‌ها: فرم‌هایی که شامل حواله انبار، حواله جابجایی، حواله برگشت از خرید و حواله امانی هستند.
- فرم رسیدها: فرم‌هایی که برای ثبت رسید کالاها به انبار و یا رسید امانی و مصرف مستقیم استفاده می‌شوند.
- رسید کالا: سندی که زمانی صادر می‌شود که کالا به انبار تحویل داده می‌شود و موجودی آن به انبار اضافه می‌شود.
- پالت: ابزار مسطحی است که معمولاً از چوب ساخته می‌شود و برای جابجایی و ذخیره‌سازی کالاها به کار می‌رود. این ابزار را می‌توان به راحتی با استفاده از ماشین‌آلات جابجا کرد.
اصلی‌ترین مراحل انبارداری
در این بخش به تفکیک مراحل مختلف فرآیند انبارداری پرداخته شده است.
1. پذیرش کالا
اولین مرحله در فرآیند انبارداری، پذیرش کالا است. پس از رسیدن کالا به انبار، شرکت‌های حمل‌ونقل یا صاحبان کالا باید مجوزهای لازم برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به کالا می‌باشد. هنگام ورود کالا به انبار، کنترل‌های امنیتی و نگهبانی به دقت انجام می‌شود و سپس کالا وارد محوطه پذیرش می‌شود. در این مرحله، مسئولین انبار کالاها را از نظر تعداد و وضعیت بررسی می‌کنند و با اطلاعات اظهار شده تطبیق می‌دهند. در صورت وجود مغایرت، صورت‌جلسه‌ای تنظیم شده و اطلاعات مورد نیاز به مراجع ذی‌صلاح ارائه می‌شود. اگر مغایرتی وجود نداشته باشد، کالاها دسته‌بندی شده و به بخش مناسب انبار ارسال می‌شوند.
2. جاگذاری و جابجایی کالا
دومین مرحله از انبارداری، جابجایی و جاگذاری کالا است. پس از پذیرش کالا، با توجه به استانداردهای انبارداری، باید مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته شود. این کالاها در محل‌های مشخص‌شده در انبار قرار می‌گیرند و اطلاعات دقیق مربوط به محل نگهداری کالا در سیستم‌های مدیریت انبار یا اسناد کاغذی ثبت می‌شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل کالا، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی رسید یا قبض انبار را دریافت می‌کند.
3. انتخاب و گردآوری کالا برای خروج
مرحله بعدی گردآوری و انتخاب کالا برای خروج است. اگر صاحب کالا درخواست خروج کالا از انبار داشته باشد، پس از انجام تشریفات مربوط به خروج کالا، فرآیند خارج کردن کالا از انبار آغاز می‌شود و کالا به مقصد تحویل ارسال می‌گردد. در صورتی که کالایی به عنوان وثیقه برای دریافت اعتبار یا وام از بانک‌ها و موسسات مالی مورد استفاده قرار گیرد، تا زمانی که کالای مذکور در وثیقه باشد، اجازه خروج از انبار داده نمی‌شود.
4. بسته‌بندی و تحویل کالا
آخرین مرحله از فرآیند انبارداری، بسته‌بندی و تحویل کالا است. پس از صدور مجوز خروج کالا، فرآیند بارگیری کالا آغاز می‌شود. در این مرحله، اطلاعات مربوط به وسیله نقلیه و مشخصات کالا دریافت شده و منابع لازم برای بارگیری تخصیص داده می‌شود. در صورت درخواست صاحب کالا، بسته‌بندی کالا انجام می‌شود. همچنین، فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آنها در مستندات خاص مانند مانیفست، فاکتور و بارنامه در سیستم انبارداری ثبت می‌شود و در اختیار صاحب کالا قرار می‌گیرد.
این مراحل کمک می‌کنند تا فرآیند انبارداری به صورت دقیق و منظم انجام شود و کالاها به درستی مدیریت شوند.
وظایف انباردار (Warehousing Management)
وظایف انباردار به عنوان فردی مسئول در فرآیند مدیریت انبار، نقش مهمی در حفظ نظم و بهره‌وری انبار ایفا می‌کند. برخی از مهم‌ترین وظایف انباردار عبارتند از:
1. توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و اصلاح روش‌های موجود: انباردار باید به طور مداوم روش‌های موجود را بررسی کرده و به‌روزرسانی‌ها یا تغییرات بهینه‌ای برای عملکرد بهتر انبار پیشنهاد دهد.
2. کاهش هزینه انبار و انبارداری: یکی از اهداف اصلی انباردار، کاهش هزینه‌ها از طریق بهینه‌سازی فضا، فرآیندها و مدیریت دقیق موجودی‌ها است.
3. برنامه‌ریزی و کنترل موجودی کالاهای در انبار: انباردار باید موجودی کالاها را به‌طور دقیق پیگیری کرده و برنامه‌ریزی دقیقی برای تامین و نگهداری موجودی‌ها انجام دهد.
4. نظارت بر انجام عملیات و سیستم انبارداری: انباردار مسئول نظارت بر ورود، نگهداری و تحویل کالاها به درستی و مطابق با قوانین و مقررات انبارداری است.
5. مشخص نمودن دستورالعمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودی‌های کالا: انباردار باید دستورالعمل‌های واضح و دقیقی برای بررسی و نگهداری موجودی کالاها در انبار داشته باشد و از سلامت و حفاظت کالاها اطمینان حاصل کند.
6. ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط با سایر واحدها: برای افزایش کارایی و کاهش اشتباهات، انباردار باید با سایر بخش‌های سازمان (مانند واحد خرید، فروش و حسابداری) ارتباط و هماهنگی مستمری داشته باشد.
7. اداره کارکنان و سازماندهی انبار: انباردار باید کارکنان انبار را هدایت کرده و فرآیندهای انبار را به صورت منظم و موثر سازماندهی کند.
8. نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام و تجهیزات انبار: انتخاب محل‌های مناسب برای ذخیره کالاها و تجهیزات انبار یکی از وظایف مهم انباردار است که به افزایش دسترسی و بهبود جریان کار کمک می‌کند.
9. سرویس‌دهی و همکاری با سایر واحدها: انباردار باید توانایی برقراری ارتباط و همکاری با سایر بخش‌ها را داشته باشد تا فرآیندهای انبارداری به طور روان و هماهنگ پیش برود.
10. سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها: انباردار باید به‌طور پیوسته وضعیت انبارها را بررسی کرده و در صورت بروز هرگونه مشکل، آنها را سریعاً حل و فصل کند.
11. هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودی‌ها و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل کالاها: انباردار باید روش‌های طبقه‌بندی موجودی‌ها را به‌طور هدفمند طراحی کرده و آنها را به‌طور کارآمد چیده و جابجا کند تا بهره‌وری انبار افزایش یابد.
اهداف شغل انبارداری
1. کاهش هزینه‌ها: یکی از مهم‌ترین اهداف انبارداری، کاهش هزینه‌های عملیاتی و انبارداری است. این شامل کاهش هزینه‌های نگهداری کالا، هزینه‌های نیروی انسانی و استفاده بهینه از فضای انبار است.
2. افزایش بهره‌وری: با استفاده از روش‌های مناسب و فرآیندهای بهینه، انباردار باید سعی در افزایش بهره‌وری در تمام بخش‌های انبار داشته باشد.
3. دقت در موجودی: اطمینان از دقت در ثبت و پیگیری موجودی کالاها در انبار به‌منظور جلوگیری از مشکلاتی نظیر کسری، اضافه موجودی و اشتباهات در ثبت اطلاعات.
4. سازماندهی مؤثر: نظم‌دهی و مدیریت مؤثر فضای انبار، کارمندان و فرآیندها برای بهبود جریان کاری و تسهیل دسترسی به کالاها.
5. رضایت مشتری: تحویل به موقع و دقیق کالاها به مشتریان یا بخش‌های مختلف سازمان، به طوری که مشکلاتی نظیر تأخیر در تحویل یا اشتباه در سفارشات به حداقل برسد.
6. حفاظت از کالاها: جلوگیری از آسیب، گم شدن یا سرقت کالاها و حفاظت از آنها در طول مدت نگهداری در انبار.
7. بهبود ارتباطات: برقراری ارتباطات مؤثر با سایر بخش‌ها و واحدهای سازمانی، برای انجام صحیح عملیات انبارداری و اطمینان از نیازهای بخش‌های مختلف سازمان.
8. مطابقت با قوانین و مقررات: انباردار باید اطمینان حاصل کند که تمامی فرآیندهای انبارداری با قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی انبارداری مطابقت داشته باشد.
این وظایف و اهداف کمک می‌کنند تا فرآیندهای انبارداری به درستی انجام شوند و سازمان‌ها بتوانند از منابع خود به بهترین شکل استفاده کنند.
دلایل نگهداری موجودی‌ها و انبار محصولات
1. امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز: نگهداری موجودی در انبار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که در زمان نیاز، به سرعت به کالاهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند و از تأخیر در فرآیندهای تولید یا تحویل جلوگیری کنند.
2. تعیین بهترین الگوی سفارش‌دهی و بهترین مقدار موجودی: با مدیریت صحیح موجودی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند الگوی سفارش‌دهی بهینه و میزان موجودی مناسب را تعیین کرده تا از کمبود یا مازاد موجودی جلوگیری کنند.
3. استفاده از تخفیف‌های کلی در خرید عمده از تأمین‌کننده کالا: نگهداری موجودی کالا در انبار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که خریدهای عمده با تخفیف‌های بهتر از تأمین‌کنندگان انجام دهند، که باعث کاهش هزینه‌های خرید می‌شود.
4. کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمت‌ها در تأمین مواد و کالا: خرید و نگهداری موجودی‌ها در زمان‌هایی که قیمت‌ها پایین‌تر هستند، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در برابر نوسانات قیمت‌ها محافظت شوند و از افزایش قیمت‌ها در آینده جلوگیری کنند.
5. کاهش دفعات خرید و در نتیجه کم شدن هزینه: با نگهداری موجودی‌ها در انبار، نیاز به خریدهای مکرر کاهش می‌یابد و هزینه‌های حمل و نقل، سفارش‌دهی و معاملات کاهش می‌یابد.
6. امکان برنامه‌ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی‌های انبار: نگهداری موجودی‌ها به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تولید خود را بر اساس موجودی موجود در انبار برنامه‌ریزی کنند و از وقفه‌ها و توقفات غیرضروری در خط تولید جلوگیری کنند.
7. مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه‌بندی یا قفسه‌بندی صحیح اقلام: با داشتن یک سیستم انبارداری منظم، کالاها از آسیب، گم شدن یا سرقت در امان می‌مانند و با قفسه‌بندی صحیح، دسترسی و مدیریت موجودی‌ها آسان‌تر می‌شود.
8. تعیین نقطه سفارش‌دهی: نگهداری موجودی‌ها به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که نقطه سفارش‌دهی مناسب برای هر کالا را تعیین کنند تا در زمان کاهش موجودی به حد بحرانی، سفارش جدید انجام شود و از کمبود کالا جلوگیری گردد.
این دلایل کمک می‌کنند تا شرکت‌ها موجودی‌های خود را به شکل بهینه و کارآمد مدیریت کنند و در نتیجه هزینه‌ها را کاهش دهند، کارایی را افزایش دهند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند.
اهداف و وظایف انبار
هدف اصلی از ایجاد انبار، چه در بخش خصوصی و چه در سازمان‌های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مواد و کالاهای مورد نیاز برای عملیات سازمان است. اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحدهای مصرف‌کننده قرار نگیرد، ممکن است در فعالیت‌های موسسه مشکلاتی به وجود آید. از جمله مهم‌ترین اهداف و وظایف انبارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. حفظ مقدار موجودی کالاهای مورد نیاز در حد مناسب و برنامه‌ریزی برای آن: یکی از وظایف اصلی انبار، اطمینان از داشتن موجودی کافی از کالاها است تا هیچ‌گاه کمبود در دسترس بودن مواد و کالاها برای واحدهای مختلف ایجاد نشود. این کار نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و به‌روز است.
2. همکاری در خرید و تأمین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری‌شده: انبار باید با واحد خرید و تأمین هماهنگ باشد تا اطمینان حاصل شود که کالاها طبق نیازهای سازمان خریداری و به انبار منتقل می‌شوند. همچنین باید بررسی شود که کالاهای دریافتی مطابق با سفارش‌ها و استانداردهای لازم هستند.
3. نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان و استانداردهای انبارداری: انبار باید به‌گونه‌ای سازماندهی شود که کالاها به درستی ذخیره‌سازی شوند و در صورت نیاز به سرعت قابل دسترسی باشند. این امر باید با رعایت ضوابط و استانداردهای انبارداری صورت گیرد.
4. اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در انبارداری: انبار باید همواره قوانین و دستورالعمل‌های مالی و عملیاتی سازمان را رعایت کند. این قوانین شامل نحوه ثبت کالاها، کنترل موجودی‌ها و روش‌های تحویل کالاها می‌شود.
5. تقویت وضعیت مالی سازمان: رعایت اصول صحیح انبارداری باعث افزایش سرعت و دقت در انجام امور سازمانی می‌شود. این امر موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و در نهایت تقویت وضعیت مالی سازمان می‌شود.
با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت انبار، مانند نرم‌افزار انبار امین، دسترسی به اطلاعات کالاها آسان‌تر می‌شود و محاسبه موجودی و مدیریت انبار به‌طور موثرتری انجام می‌گیرد. این نرم‌افزارها کمک می‌کنند تا فرآیندهای انبارداری دقیق‌تر و سریع‌تر انجام شوند.
انواع انبار در انبارداری
انبارهای شرکت‌ها از نظر ساختمان و نوع نگهداری کالاها به ۳ گروه اصلی تقسیم می‌شوند که هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند:
1. انبار پوشیده: این نوع انبار برای نگهداری اجناس حساس و مواد خاص استفاده می‌شود که به دلیل ویژگی‌های ساختاری خود نیاز به شرایط خاصی برای نگهداری دارند. در این انبارها، تمام اطراف انبار بسته است و دارای سقف است تا از اجناس در برابر هرگونه آسیب محافظت شود.
2. انبار سرپوشیده: این نوع انبار دارای سقف است، ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است. این انبارها مناسب برای کالاهایی هستند که در برابر نور مستقیم آفتاب، باران یا برف آسیب می‌بینند. کالاهایی که نیاز به محافظت از شرایط جوی دارند، در این نوع انبار نگهداری می‌شوند.
3. انبار باز: این نوع انبار به صورت یک محوطه باز است و برای نگهداری اجناسی مناسب است که در برابر نور آفتاب و باران هیچ گونه آسیبی نمی‌بینند و خصوصیات اولیه خود را حفظ می‌کنند. در این انبارها، کالاهایی که به شرایط جوی حساس نیستند، نگهداری می‌شوند، البته با رعایت اصول صحیح انبارداری.
نکات محاسبه فضای انبار
برای نحوه محاسبه فضای انبار، به موارد مختلفی باید توجه شود تا فضای مناسب و بهینه برای نگهداری کالاها محاسبه گردد. مراحل اصلی به شرح زیر است:
1. مشخص کردن وظایف انبار: ابتدا باید مشخص شود که انبار چه وظایفی دارد و نوع کالاهایی که در آن نگهداری می‌شود، شامل چه اقلامی است. این مرحله کمک می‌کند تا نیازهای خاص انبار تعیین شود و فضای مورد نیاز برای انجام وظایف مختلف شفاف گردد.
2. مشخصات اقلام: نوع کالاها، خصوصیات فیزیکی آنها (مانند وزن، حجم، شکل ظاهری و …)، و نحوه نگهداری هر کدام از اقلام در انبار (آیا به قفسه‌بندی نیاز دارند یا باید روی زمین قرار گیرند) باید مشخص شود. این اطلاعات به محاسبه دقیق فضای لازم برای نگهداری کالا کمک می‌کند.
3. روش حمل و نقل: نحوه حمل کالاها از جمله مواردی است که باید در محاسبه فضای انبار لحاظ شود. آیا از ماشین‌آلاتی مانند لیفتراک برای جابجایی کالاها استفاده می‌شود؟ یا آیا نیاز به فضای بزرگتر برای تسهیل حمل و نقل داریم؟ این موارد در تعیین فضای مورد نیاز تأثیرگذارند.
4. نحوه ورود و خروج مواد: مسیرهای ورود و خروج کالاها باید به وضوح مشخص شوند تا از شلوغی و تداخل در جریان کالاها جلوگیری شود. این مرحله به تعیین فضای مناسب برای مسیرهای عبور کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که عملیات انبارداری با سرعت و کارایی بالا انجام می‌شود.
با بررسی این چهار مرحله، می‌توان فضای مورد نیاز برای انبار را به طور دقیق محاسبه کرد و فضایی کارآمد و منظم برای نگهداری کالاها فراهم نمود.
نکات طراحی و مدیریت انبار
در طراحی و مدیریت انبار، نکات مهمی وجود دارند که به بهبود کارایی، صرفه‌جویی در فضا و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند. این نکات عبارتند از:
1. چیدمان اقلام پرفروش یا سنگین نزدیک محل مصرف: کالاهایی که استفاده زیادی دارند یا اقلام سنگین و حجیم باید در نزدیک‌ترین نقطه به محل مصرف یا نزدیک به در ورودی انبار قرار گیرند. این کار باعث تسریع در دسترسی و کاهش زمان جابجایی می‌شود.
2. چیدمان اقلام حجیم در طبقات پایین‌تر: در قفسه‌بندی انبار، بهتر است اقلام بزرگ و حجیم در طبقات پایین‌تر قرار داده شوند. این امر نه‌تنها باعث سهولت دسترسی به این اقلام می‌شود، بلکه موجب کاهش ریسک آسیب‌دیدگی کالا و بهبود استفاده از فضای انبار می‌گردد.
3. استفاده بهینه از ارتفاع: یکی از نکات بسیار مهم در طراحی انبار، استفاده از ارتفاع برای ذخیره‌سازی است. استفاده از قفسه‌های بلند و بهینه‌سازی فضای عمودی می‌تواند به‌طور چشمگیری فضای ذخیره‌سازی را افزایش دهد و به شما اجازه دهد فضای کف انبار را برای کالاهای بزرگتر و دسترسی راحت‌تر آزاد کنید.
4. دسترس‌پذیری مواد: باید اطمینان حاصل شود که تمامی اقلام انبار به راحتی قابل دسترسی هستند. سیستم ذخیره‌سازی باید طوری طراحی شود که هیچ کالایی در دسترس نباشد و هیچ ماده‌ای در انبار به‌طور غیرضروری محبوس نماند.
5. پیشگیری از خروج غیرقانونی اقلام: طراحی انبار باید به‌گونه‌ای باشد که احتمال خروج غیرقانونی اقلام را به حداقل برساند. این کار می‌تواند با استفاده از قفل‌ها، سیستم‌های نظارتی و کنترل‌های دقیق ورود و خروج کالاها صورت گیرد.
6. استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی: طراحی یک سیستم اطلاعاتی مناسب برای مدیریت انبار بسیار ضروری است. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت انبار مانند نرم‌افزار حسابداری امین یا سایر سیستم‌های پیشرفته می‌تواند به شما کمک کند تا با نظم و دقت بیشتری ورود و خروج کالاها را کنترل کنید و از موجودی انبار آگاهی کامل داشته باشید.
با رعایت این نکات، انبار شما می‌تواند به یک واحد کارآمد، مقرون به‌صرفه و منظم تبدیل شود که به بهبود فرآیندهای سازمانی و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.
موجودی انبار
در فرآیند انبارداری، موجودی‌های مختلفی وجود دارند که هرکدام نقش خاصی در فرآیند تولید، خدمات، و مدیریت انبار ایفا می‌کنند. این موجودی‌ها به پنج دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
1. مواد خام یا مواد اولیه:
این مواد به عنوان اجزای اصلی برای تولید کالا استفاده می‌شوند. مواد خام معمولاً از منابع طبیعی استخراج شده و به کارگاه‌های تولید منتقل می‌شوند تا در فرآیند تولید کالاهای نهایی به کار روند.
2. مواد و لوازم مصرفی:
مواد و لوازم مصرفی، موادی هستند که به طور غیرمستقیم در فرآیند تولید دخالت دارند یا در سازمان‌های خدماتی برای انجام امور جانبی استفاده می‌شوند. این مواد پس از مصرف از بین می‌روند، به‌عنوان مثال، کاغذ، مداد، و لوازم بسته‌بندی در تولید کالاها. این اقلام به‌طور مداوم نیاز به تأمین دارند و معمولاً نمی‌توانند در طولانی‌مدت در انبار نگهداری شوند.
3. مواد و لوازم در جریان ساخت (Work in Progress – WIP):
این دسته شامل موادی است که مقداری تغییرات در آنها صورت گرفته ولی هنوز به صورت کامل به یک محصول نهایی تبدیل نشده‌اند. این مواد هنوز در مراحل مختلف تولید هستند و ممکن است برای تکمیل شدن نیاز به مراحل اضافی داشته باشند.
4. کالای تمام شده:
کالاهای تمام‌شده به محصولاتی اطلاق می‌شود که فرآیند تولید آنها کامل شده و آماده عرضه به بازار هستند. این کالاها پس از تولید، بسته‌بندی و آماده‌سازی به انبار منتقل می‌شوند تا به فروشگاه‌ها یا مشتریان ارسال شوند. این کالاها معمولاً در انتهای زنجیره تأمین قرار دارند و برای سودآوری سازمان اهمیت زیادی دارند.
5. کالای درخواستی یا سفارش‌های مشتری:
این دسته به کالاهایی گفته می‌شود که به درخواست مشتری تهیه و آماده می‌شوند. این کالاها ممکن است هنوز در انبار موجود نباشند، اما به‌طور خاص بر اساس سفارش مشتری به انبار اضافه می‌شوند تا پس از تولید یا تأمین به آنها تحویل داده شوند.
این دسته‌بندی‌ها به مدیران انبار و فرآیندهای تولید کمک می‌کنند تا موجودی‌ها را به‌طور بهینه مدیریت کرده و از اتلاف منابع جلوگیری کنند. همچنین استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت انبار مانند نرم‌افزار حسابداری تولیدی می‌تواند به مدیران کمک کند تا با کنترل دقیق موجودی‌ها و هزینه‌های تولید، بهترین قیمت‌گذاری را برای محصولات داشته باشند و سودآوری را بهبود بخشند.
سؤالی هنوز دارید؟ از ما بپرسید!
برای دریافت مشاوره و راهنمایی می‌توانید با کارشناسان فروش ما به شماره ثابت 031۳۳۸۱۰۲۱۸ و شماره همراه ۰۹۳۰۸۰۰۳۵۴۵ تماس بگیرید.
متخصصان ما همواره آماده پاسخگویی به سؤالات شما هستند.